SharePoint平台的自动化管理

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受Microsoft SharePoint 项目组的邀请，于2019年6月29日赴北京微软总部参加SharePoint Staturday，为大家分享了关于《Managing Your Digital Workplace with Automation Tools》的主题，Event一共13个topic，Speakers来自界内的大咖和微软产品组精英，现场气氛活跃，面对前言技术，大家如获至宝，纷纷参与讨论中。

而我分享的主题，于其他Speaker略有不同，其他讲师侧重企业如何Provision一个Portal，如何做Documents Management System，如何做Security Management等等，面向的是企业初期的设计和构想，而我分享的topic是企业运行系统多年后，从IT Admin的Painpoint角度，如何面对这些Painpoints之后，来自助管理企业平台。

主要覆盖以下4个内容：

• Collaboration Today
• Modern Tools
• What to Use When
• Case Study

比如说现阶段，我们处于数字劳动力时代，科技在引领潮流，很多企业在加速转型，为了提高工作效率，以及数据安全性，正在寻找一款完整，有效，安全的协同办公解决方案，而微软的Office 365 恰好能满足企业的这些要求，提供Mail、网站、Yammer\Teams等等多种协同办公工具，以满足不同用户群体。

初期，企业IT 部门给End Users推广什么情况下使用Office 365所包含的工具之后，比如从一个项目协同角度考虑，能***使用的IM工具历程是：

一个Idea始于Yammer上，立项变为一个正式的项目后，可以托管与SharePoint Sites中集中管理，那么与多方项目人员讨论方案时，由于多方人员可能是内外部用户，base不在一个location，那么我们可以采用Teams来进行视频会议讨论，确定Solutions之后，可以以Emails的方式发送给用户收集反馈，然后我们可以通过Skype或者Teams的方式来做Presentation，最后定稿归档在SharePoint中保存，便于日后查找。

所以整个旅程中，我们使用到了Yammer，SharePoint sites，Teams或者Skype for Business，Outlook。

那么，有了上述IT与客户之间的推荐的协同办公工具的使用和规划，我们可以看出Office 365的协作给我们提供了很多便捷，但是对于IT而言，这种数字化工作场景势必给我们管理带来了挑战：

我不确定其他同仁是否有这方面的感觉，但从我这边的客户来看，比如南区的很多大型客户的IT，他们深有感触就是Office 365 Groups和Teams越来越多，管理比较混乱，因为企业若将新建Office 365 Groups和Teams的权限下放到end user，那么后台将有大量的Teams以及对应的Site Collection存在，那么假如你日后会面临这样的挑战时，如何解决呢？

可能有一部分人会考虑到，我们来自动化管理，何为自动化管理？就是我们来定一个policy，来引导用户什么情况下来使用这些工具，并且使用前是得到部门领导审批通过确保一定会使用的情况下而启用这些工具。

能拥有这样想法的，非常不错，可以借助Flow来实现流程化的管理动作，但真正的自助管理平台并非所想的使用工作流就可以解决的，都包含哪些呢？

• 比如基于企业需求的情况下自助创建需要的工具
• 比如是否符合合规和数据安全政策
• 比如审批流程是串行还是并行
• 比如是否考虑了Lifecycle等等

基于上述的考量，我们AvePoint 为大家Propose的比较成熟的Solution，这里，为大家分享一个应用在很多客户实际场景中的一个缩影是：

• 比如Mark需要与其他同事一起讨论一个规划，那么他需要在公司的自助管理平台上提交一个Request，如果你不确定使用哪种Space，那么可以借助Questionnair来帮助完成。
• 提交Request过程中，可以确认谁为Group的Owner以及成员
• 同时，也可以为Group Site设定Policy和Lifecycle，提交完成之后，后台自动获取Azure AD Orgnization，根据requester匹配其Manager，Manager会收到一封Approval Mail
• 当Manager Approved Request之后，Requester会收到相应的电子邮件，同时，所需要的Office 365 Groups自动新建完成，伴随着其Lifecycle，当Lifecycle即将到期后，会将Site Collection locked，若Admin不expand，那么若干天后被Delete或者Archive

感谢小伙伴们，对我分享的内容比较热衷，由于时间关系，未能与大家分享太多，稍有遗憾，若大家日后感兴趣，可以私下沟通，最后附上Event的合影，期待我们明年再聚~