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Sharepoint之:如何利用列表功能自动编号

有的时候，为了非常清楚、简单、快速地识别系列文件，我们会要求为这些系列文件编号，不能重复地编号，并且是一些容易识别的有特征的号。

人工编号时间久了，编号记录很容易发生混乱，记不准的情况时有发生。这个时候，就希望有个可以自动编号系统，编出来的号有可识别的特点，并且是唯一、有档案可查的，减少人为错误。

下面是利用Sharepoint列表功能制作自动编号系统的方法。

01

定义好需要的编号规则，比如：编号特征+辅助取号 -- “2017文件xxxx”。

这个编号规则是根据文件分类管理的需求而自定义。在建编号系统前最好能够固定下来，省得后面改起来，牵涉到方方面面太多。

02

创建一个自定义列表，这是个辅助计数列表，步骤是Sharepoint通用创建自定义列表的方法：网站设置--创建--自定义列表。

在列表的设置中，创建栏，辅助计数列表可以只有三栏：标题、上一个编号、下一个编号。上一个编号定义是几，编号就从几+1开始编；下一个编号列是计算值，公式是“=[上一个编号]+1”。

新建一个项目，标题为“111”，上一个编号输入0。如果想编号从5开始，那么输入上一个编号为5。

这里是关键的地方，后面还会用到这一步建的项目。

03

下面再创建另一个用于正式编号的列表，方法同自定义列表的创建。正式编号列表包含四栏：标题、文件编号、编号特征、辅助取号。

编号特征栏设定为默认值，比如：“2017文件”。

文件编号栏设定为计算值，公式为“=编号特征+辅助取号”，这样，文件编号就是我们期望的“2017文件xxxx”的模样了。只是这时候的辅助取号功能还没开始正常工作，要再设定取号的工作流。

04

设计正式编号列表的workflow。

用Sharepoint Designer设置列表的工作流，工作流开始选项要都勾上。见下图：

在操作中选设置工作流变量，将工作流变量新建名字为“变量：号”，设置工作流变量“变量：号”=“辅助计数列表：下一个编号”。

在操作中选设置当前项目中的域，将“辅助编号”设置为工作流变量“变量：号”。辅助编号栏的取号功能，也可以自动完成了。

最后，在操作中选更新列表项，更新辅助计数列表中“上一个编号”为“变量：号”，选择列表项中标题为“111”的项。

这样，标题为“111”的项目，就可以进行循环编号了，完成了编号自动递增功能。

05

调整编号列表。

为了避免新建编号的一些误操作，希望编号只输入一些规定需要输入的数据即可，计算值需要隐藏起来不输入。

步骤是：列表的设置--列表设置--高级设置--把“是否允许管理内容类型?”改成“是”，在单击确定后，在内容类型处，修改项目，把在新建按钮上不需要填写的栏隐藏起来。

现在就可以正式新建编号了。新建时，只需输入文件名字就可以，编号就会自动生成了，而且是唯一连续递增的编号号。

已离职人员sharepoint共享文档,如何更换负责人

1、单击sharepoint共享文档，单击属性中的同步任务窗口，打开属性对话框。

2、单击“角色”选项卡，选择要更改的离职人员成员。

3、单击“更改角色...”，打开“更改角色”对话框，选择所要更换的负责人，并单击“确定”，就会成功设置，在已离职人员sharepoint共享文档中更换负责人的操作了。